Informationsmanagement

Informationsmanagement

In der Informationsmanagement-Politik von HUBRUM ist klar festgelegt, welche Daten aufbewahrt und welche gelöscht werden sollen, und es wird eine solide, objektive Methode zur Anwendung auf unternehmensweite Daten festgelegt.

Im Folgenden wird die Informationsmanagementpolitik von HUBRUM erläutert.

1. Take Inventory.

   Um eine Grundlage zu schaffen, sollten Sie herausfinden, wie viel Festplattenspeicher für die Sicherung und Archivierung von Daten verwendet wird, wie viele Sicherungsbänder außerhalb des Unternehmens gelagert werden, wie viele Daten jedes Band enthält und wie viele Papierdateien intern und extern gelagert werden. Sobald die Datenmenge des Unternehmens erfasst ist, nehmen Sie eine Stichprobe der Dateien, um eine ungefähre Vorstellung davon zu erhalten, wie viele davon in einen Safe-Harbor-Ordner übertragen werden können - den Bereich, in dem elektronische Dokumente aufbewahrt werden, die die Kriterien des Unternehmens für die Aufbewahrung erfüllen - und wie viele gelöscht werden können.

2. Identifizieren Sie die Arten von Aufzeichnungen, die aufbewahrt werden müssen.

   Wir bestimmen die für Ihr Unternehmen geltenden Regeln. Im Allgemeinen fallen Aufzeichnungen, die aufbewahrt werden sollten, in eine der folgenden vier Kategorien:

   • Marketingpläne und -materialien
   • Aufzeichnungen des Kundendienstes
   • Einkaufsunterlagen
   • Finanzielle Aufzeichnungen

   Unsere Kriterien für die Weiterbeschäftigung sind die Einberufung eines Ausschusses, der sich aus Personen aus dem gesamten Unternehmen zusammensetzt. Die von diesem Ausschuss beschlossenen Kriterien werden dann von der Unternehmensleitung abschließend überprüft

3. Appoint records coordinators throughout the company.

   Die tatsächliche Umsetzung der Informationsmanagement-Politik sollte von den Archivkoordinatoren auf Abteilungsebene durchgeführt und von den Abteilungsleitern überwacht werden. Wir halten das Verhältnis von Koordinatoren zu Mitarbeitern zwischen 20:1 und 25:1. Um sicherzustellen, dass die Abteilungsleiter bei der Entscheidung darüber, was aufbewahrt werden soll, nicht zu sehr entgegenkommend sind, führt die Unternehmensleitung regelmäßig Audits durch.

4. Führen Sie eine strenge Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mails ein.

   Viele Menschen behandeln ihre E-Mails wie eine "To-Do-Liste": Sie lassen sich von ihren E-Mails verwalten, anstatt ihre E-Mails zu verwalten. Um dieses Problem zu lösen, haben wir eine E-Mail-Richtlinie entwickelt, die automatisch alle E-Mails löscht, die nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums (90 Tage sind ein guter Ausgangspunkt) in den Safe-Harbor-Ordner verschoben werden - ohne Ausnahmen. Auch diese Richtlinie unterliegt einer Prüfung.

5. Starten Sie Ihr Programm mit einer Woche zur Aufbewahrung von Unterlagen und regelmäßigen Audits und halten Sie es aufrecht.

   Unsere Geschäftsbereiche und Abteilungen haben eine Frist für die Bereinigung ihrer Unterlagen, die in einer "Records Retention Week" gipfelt, in der jeder alle Daten unter seiner Kontrolle - sowohl elektronische als auch Papierdateien - durchgeht und entscheidet, was aufbewahrt, archiviert oder entsorgt werden soll.

6. Verhindern Sie das unbefugte Entfernen oder Archivieren von Daten.

   Wir stellen sicher, dass alle Daten auf den Servern des Unternehmens und nicht auf einzelnen Desktop-Computern gespeichert werden. Um sicherzustellen, dass alle Daten auf den Servern des Unternehmens gespeichert sind, bieten wir ein sicheres mobiles Zugangssystem an, mit dem die Mitarbeiter jederzeit und überall auf ihre Daten zugreifen können. USB-Anschlüsse, CD-Brenner oder andere Geräte zur Datenentnahme sind auf allen Endgeräten streng verboten.